Meldung elektronischer Kassensysteme

gem. § 146a Abs. 4 AO

Christian Gutgsell

5 min Lesezeit

Seit dem 01.01.2025 hat die Finanzverwaltung die Möglichkeit zur Meldung elektronischer Kassensysteme über „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle bereitgestellt. Nach jahrelanger Wartezeit ist die Meldung neu in Betrieb genommener und außer Betrieb gesetzter Kassensysteme endlich möglich. Zwischenzeitlich ist die Meldung auch über die Systeme der DATEV möglich. Meldefrist ist der 31. Juli 2025

Was bedeutet das für Sie?

Betreiber elektronischer Kassensysteme sind gem. § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung gesetzlich verpflichtet, die Meldung elektronischer Kassensysteme fristgerecht vorzunehmen. Gemeldet werden müssen:

  • Alle aktuell eingesetzten Aufzeichnungssysteme
  • Neuanschaffungen von Aufzeichnungssystemen
  • Außer Betrieb genommene Aufzeichnungssysteme
  • Änderungen an Aufzeichnungssystemen

Die Meldung ist auch für geleaste oder gemietete Kassensysteme erforderlich. 

Welche Systeme sind meldepflichtig?

Betriebe, die ein elektronisches Kassensystem mit TSE (technischer Sicherheitseinrichtung) nutzen, müssen dies ab 2025 ihrem Finanzamt melden. Dies gilt auch für folgende elektronische Aufzeichnungssysteme:

  • EC-Terminals mit Online-Kassensoftware im Hintergrund
  • andere elektronische Aufzeichnungssysteme wie z. B. Waagen mit Kassenfunktion
  • Warenwirtschafts-, ERP- oder Faktura-Systeme mit aktivem Kassenmodul
  • Praxissoftware der Heilberufe mit integrierter Kasse
  • Wegstreckenzähler und Taxameter

Hinweis: Auch ERP- und Faktura-Systeme fallen unter die Meldepflicht, wenn sie über ein Kassenmodul oder Kassenbuch verfügen – unabhängig davon, ob sie tatsächlich genutzt werden.

Sind mehrere Kassen in einem Verbundsystem zusammengeschlossen, ist jedes einzelne Gerät beim Finanzamt anzugeben. Haben einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme dabei aber keine Kassenfunktion wie dies z. B. bei Orderhandys der Fall ist, wird nur das System mit Kassenfunktion übermittelt. 

Wichtige Fristen:

  • Systeme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31.07.2025 gemeldet werden.
  • Neue Anschaffungen ab dem 01.07.2025 sind innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme zu melden.
  • Außer Betrieb genommene Systeme sind innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme zu melden.

Bitte beachten Sie: Systeme, die vor dem 01.07.2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und nicht mehr genutzt werden, müssen nur dann abgemeldet werden, wenn sie zuvor bereits gemeldet wurden.

Was sollten Sie jetzt tun?

Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihre Meldepflichten fristgerecht und korrekt zu erfüllen. Hierzu lassen Sie uns bitte die nachfolgenden Informationen bis spätestens 25. Juli 2025 per eMail zukommen:

Angaben zur Betriebsstätte

  • Bezeichnung Betriebsstätte:
  • Adresse Betriebsstätte

Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem und zur TSE

  • Art  
  • Modell  
  • Hersteller  
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 6 Nummer 6 der KassenSichV bei Kassensystemen. Diese befindet sich häufig auf der Rechnung oder dem Kassenbeleg.
  • Software-Name  
  • Anschaffungsdatum des elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Inbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems

Für weiterführenden Informationen verweisen wir auf die Seiten des Bundesfinanzministeriums.

sowie auf das zugehörigen BMF Schreiben

 

Bei Fragen setzen Sie sich gerne jederzeit mit Ihrer/Ihrem Ansprechpartner/-in in Verbindung. Gerne unterstützen wir Sie bei der Meldung.